Tvorba a evidence smluv
Sliby se mají plnit, obzvlášť jsou-li podložené smlouvami.
Pro koho se hodí?
Pro všechny, kteří v rámci své pracovní činnosti utváření jakékoliv dohody, domluvy a kontrakty, ve kterých chtějí mít naprostý pořádek.
Modul se postará o organizaci vašich smluv a zajistí, že přesně budete vědět, co jste slíbili vy jiným a co jiní slíbili vám.
Není to jen o podpisu, stojí za tím mnohem více. Držte smluvní vztahy pevně v rukách.
Výhodné vlastnosti
Co modul se smlouvami dokáže?
Šablony a evidence
Vytvářejte smlouvy z předem připravených šablon. Kategorizujte smlouvy podle typů a druhů pro lepší organizaci a vyhledávání. Veďte přehlednou evidenci smluv, díky které budete mít přehled o všech atributech smluv (kým byla uzavřena, kdy má platnost, …).
Evidenci lze provázat s dalšími moduly DIRECTIS.
Procesy se smlouvami
Modul obsahuje systém procesů, který slouží k řízení činností se smlouvami. Řiďte tvorbu, připomínkování a schvalování smluv.
Hlídejte termíny stanovené ve smlouvách a nic už nepropásnete.
Integrace a sdílení
Modul je dokonale integrovaný s MS Office. Můžete pracovat v online či offline režimu.
Díky nástrojům sdílení můžete na smlouvách pracovat v týmech, všichni můžete provádět úpravy a diskutovat o obsahu smluv.
Jednání s protistranou
Modul umožňuje navázat smlouvy na protistrany a jednoduše je s nimi sdílet. Obě strany mohou doplňovat termíny, podpisy, sledovat stav, přikládat přílohy a tak dále.
Zdlouhavému posílání smluv emailem tam a zpět je tedy konec.
Příklady typů smluv, které s DIRECTIS spravují naši klienti:
Jak řídíme naše Smlouvy?
Vše přehledně
Někteří klienti používají pro evidenci smluv pouze „dokumentové knihovny“.
Takové řešení, ale není moc vhodné, neboť problematika smluv je daleko složitější. Při tvorbě a správě smluv je potřeba např. přikládat přílohy, evidovat podklady ke smlouvě, dodatky a další detaily.
DIRECTIS umožňuje přehledným způsobem evidovat vše potřebné, a dokonce vám dokáže rozlišit dokumenty pro tvorbu smlouvy a následně podepsané a platné dokumenty.
Nepropásněte termíny
Většina smluv obsahuje nějaké termíny, na které je navázána nějaká následná aktivita, která by neměla projít bez povšimnutí.
Smlouvy mohou mít například:
a další parametry, které je dobré hlídat.
S DIRECTIS, který má implementovány potřebné upozorňovací mechanismy na nic nezapomenete…
Jednoduchá tvorba smluv z šablon
Modul smlouvy může obsahovat také šablony smluv, které lze centrálně řídit.
Do smluv vložíte nejenom text, ale také proměnná pole, které budou „natahovat“ aktuální informace z DIRECTIS a předvyplní všechny potřebné hodnoty.
Vaši pracovníci tak budou mít při tvorbě smlouvy vždy to platné znění a nebudete se muset bát, že s klientem uzavřou tu špatnou…
Jednoduchý a průkazný elektronický podpis
Smlouvy jsou bez podpisu neplatné!
Proto DIRECTIS umožňuje řídit podepisování smluv a vy budete vždy vědět v jakém stavu se vyše podepisování nachází.
DIRECTIS umožňuje smlouvy podepisovat.
- Elektronicky
- Ručně
Jednoduchým „kliknutím“ odešlete smlouvu na elektronický podpis např. pomocí služby Signi.com nebo dalších poskytovatelů.
V DIRECTIS můžete potom sledovat jak jednotliví podepisující smlouvu podepisují.
Historie aktivit
Smlouvy procházejí jednotlivými stavy a provídějí s na nich schvalovací a jiné úkony.
Všechny tyto úkony jsou zaznamenávány do historie aktivit, aby uživatelé systému mohli sledovat kdo co a kdy se smlouvou prováděl za úkony.
Zaujala vás naše ukázka a chcete vědět podrobnosti?
Napište si o ni.
