• Zpět
  • Napište nám

    Oběh dokumentů

    Kdysi se dokumenty nosili po firmách pěšky.
    Kdo by to dnes chtěl…

    Oběh dokumentů

    Většina společností dostává poštu, faktury a další podobné dokumenty, které je potřeba nějakým způsobem „prohnat“ firmou, kdy se odpovědní zaměstnanci, pro které jsou dokumenty určeny k nim vyjadřují, zpracovávají je a posouvají je dál.

    Šéfe, kdy to schválíte?

    Je primárně určen pro evidenci, klasifikaci a schvalování externích i interních dokumentů jako jsou např. faktury, smlouvy, dokumenty přijaté datovou schránkou. Dále se používá také pro schvalování interních žádanek o nákup, žádosti o dovolenou, cestovní příkazy, opravy počítačů, žádost o přidělení prostředku.

    V rámci tohoto řešení budou implementovány přednastavené formuláře a pravidla oběhu firmou tzv. work flow a jejich možná uživatelská konfigurace. Bude možné také vytvářet a následně řídit schvalovací procesy v rámci jednotlivých oběhů dokumentů tzv. work flow. Dále bude možno sledovat proces průchodu firmou tzv. auditní stopa.

    Oběh dokumentů je určen pro:

    schvalování Žádanek
    schvalování Faktur
    žádosti o dovolenou
    schvalování cestovních příkazů
    žádosti o nákup libovolné věci jako je např. myš
    schvalování Objednávek

    Modul Oběh dokumentů umožňuje…

    1. ePodatelna – ručně, dávkově nebo pravidelně automatizované formy vstupu.
    2. Přehled – možnost organizace dokumentů do přehledné struktury nebo pomocí definovaných metadat.
    3. Ukládání – přístup přímo z menu aplikací Microsoft Office na SharePoint, funkce předvyplňování formulářů a detekce chyb ve formulářích.
    4. Verzování – automatická tvorba, řízení verzí a revizí dokumentů.
    5. Historie – evidence historie práce s dokumenty.
    6. Týmová spolupráce – podpora práce více uživatelů s jedním dokumentem.
    7. Vyhledávání – silné nástroje s využitím kontextových filtrů a efektivní vyhledávání uvnitř dokumentů.
    8. Přístupová práva a vytváření dynamických pohledů na dokumenty.
    9. Workflow – podpora řízení procesu schvalování podle vložených údajů metadat.
    10. Správa šablon dokumentů –  podpora vytváření standardizovaných dokumentů.
    11. Skartace dokumentů – prověřené retenční politiky proti zastarávání obsahu úložiště.
    12. Portálové publikace dokumentů na intranet či extranet.
    13. Digitalizace – podpora převodu papírových dokumentů na elektronické.
    14. Elektronické podepisování dokumentů
    15. Důvěryhodná archivace – auditované.