Řízená dokumentace, DMS
Nezřízená záplava papírů má utrum.
Co to je řízená dokumentace?
Řízenou dokumentací nazýváme proces, kterým se zpracovávají ve firmách dokumenty.
Pokud chceme mít v dokumentech pořádek je výhodné mít prakticky všechny dokumenty, které ve firmě používáme řízené „nějakým“ procesem.
Díky implementovanému procesu budete mít přehled o tom co se s dokumenty děje ve všech jeho fázích.
Bude nad dokumentem stát jako anděl strážný po celou dobu jeho životního cyklu.
Jak řídíme dokumentový proces?
1. Založení a tvorba dokumentu
Dokumenty vznikají z nějaké potřeby a může vytvořit prakticky každý. Dokumenty se mohou vytvářet z šablon a doplní se jim potřebné náležitosti.
2. Připomínkování dokumentu
Vytvořený Dokument je většinou potřeba připomínkovat tedy zjistit názor dalších kolegů a proto se posílá na připomínkování. Připomínky se dále zapracují a následně se posílá na schválení.
3. Schvalování dokumentu
Schvalovatelé mohou mít k dokumetu připomínky, které zpracovatel zapracuje a může opakovaně poslat na schválení.
4. Distribuce a seznámení se s dokumentem
Schválený dokument je poslán pracovníkům, kteří jsou uvedeni v tzv. rozdělovníku k seznámení.
Dojde jim notifikace přes email, Teams či se podívají do Mých Dokumentů. Dokument si zobrazí, přečtou a potvrdí seznámení se s dokumentem.
5. Revize dokumentu
Každý z řízených dokumentů má tzv. periodu revize. To znamená, že zpracovateli dojde v určený čas notifikace, že má zhodnotit obsah dokumentu jestli je platný či je potřeba jej pozměnit.
6. Archivace a skartace dokumentu
Dokumenty mají svoji životnost. Pokud jim uplyne tak jsou tyto dokumenty ukládány do archivu nebo se přímo skartují podle skartačního řádu…
Změny jsou život…
Procesní toky (Work Flow) jsou definovány standardem DIRECTIS.
Samozřejmostí je možnost jejich úpravy podle potřeby klienta…
K čemu vlastně je řízená dokumentace?
DIRECTIS je mistr v práci třeba s těmito dokumenty:
Jak vlastně naše Řízená dokumentace vypadá a z čeho se skládá?
Dokumentová knihovna
Dokumentová knihovna je strukturována do šložek, kde mohou uživatelé tvořit dokumenty z šablon nebo jen tak nahrávat již vytvořené dokumenty.
Struktura složek je tvořena dle potřeby klienta a klient si ji schopen tvořit sám podle potřeby.
V seznamu dokumentů vidíme například jejich stav a nebo verzi či platnost.
V seznamu dokumentů, lze provádět také operace spojené se spouštěním procesních kroků.
Detail dokumentu
V detailu dokumentu máme možnost zobrazit:
Přes úpravy v detailu dokumentu mám možnost tyto hodnoty atributů měnit a mít tak možnost ovládat procesy spojené s životem dokumentů.
Moje dokumenty a neb seznámení se s dokumenty
Každý z uživatelů systému má přístupnou sekci, kde je vidět s jakými dokuemnty by se měl seznámit nebo s jimiž se již seznámil.
Naše řízená dokumentace je stavena tak, že při příchodu nového uživatele jeje zařadíte do pracovní pozice a podle této pozice se mu zobrazí automaticky platné dokumenty, se kterými se má seznámit.
Uživatel se dostane vždy pouze k platným verzím dokumentů.
Zaujala vás naše ukázka a chcete vědět podrobnosti?
Napište si o ni.
