Nezřízená záplava papírů má utrum.
Pro každého, kdo pociťuje úzkost z množství nezkrocených dokumentů, kdo má pocit, že se v dokumentaci topí. Pro všechny, kteří vnímají, že úroveň jejich dokumentace je spíše přítěží než pomocníkem.
Řízená dokumentace vám písemnosti uklidí, zabezpečí a zpřístupní.
Bude nad dokumentem stát jako anděl strážný po celou dobu jeho životního cyklu.
Vždycky jsem věděl, že je dokumentace nedílnou součástí podnikání. A tak jsem ji taky bral, trochu jako nutné zlo.
Nicméně od té doby, co nám s dokumenty pomáhá DIRECTIS, mám pocit, že nás to snad i baví. Máme nyní v dokumentaci dokonalý přehled a pořádek.
Ke tvorbě dokumentů budete využívat šablony různých typů dokumentů, vždy tedy budete mít pevné základy, na kterých budete stavět vaši kvalitní dokumentaci.
Při založení dokumentu správce definuje základní parametry a metadata, které ulehčí jakoukoliv následnou práci s dokumentem.
Může vás na něm pracovat více, modul umožňuje sdílení v reálném čase.
Modul rovněž řídí archivaci a skartaci. Jakmile je životní cyklus dokumentu u konce, dochází k archivaci a po uplynutí určitého množství času ke skartaci. Tyto parametry v dokumentu nastavíte.
Vytvořený dokument putuje k pracovníkům, kteří se k němu mají vyjádřit. Probíhá připomínkování a zapracovávání změn. Poté je dokument schválen. Modul umožňuje písemnosti podepisovat elektronickým podpisem.
Schválený dokument se automaticky rozesílá osobám, kterých se týká. Seznamování příslušných pracovníků s dokumenty je elektronicky řízeno a dokladováno.
Schvalování či zamítání dokumentů je možné i přímo z emailu v Outlooku či v aplikaci Teams.
Přístupy subjektů k jednotlivým dokumentům jsou řízeny a automaticky spravovány. Modul velmi silně zabezpečuje přístupová práva, takže se k dokumentům opravdu dostanou jen ti, kteří se k nim dostat mají.
Organizace dokumentů je bezchybná, u dokumentů si budete spravovat jejich stavy a metadata. Díky fulltextovému vyhledávání vždy najdete, co hledáte. Modul uchovává změny a jednotlivé verze dokumentů.
Rovněž vám kryje záda a v případě potřeby vytáhne z koše omylem smazaný dokument. Editovat budete moci v online i offline prostředí.