• Zpět
  • Napište nám

    Řízená dokumentace

    Perfektní nástroj pro správu vašich dokumentů – tvorbu, evidenci, připomínkování, schvalování…

    Řízená dokumentace

    Každá z organizací vytváří Dokumenty, které jsou určeny k řízení společnosti, informování zaměstnanců nebo podpoře výroby. Každý z dokumentů má své tvůrce, historii, koloběh po firmě vlastně „příběh“, který je potřeba nějakým způsobem řídit.

    Kvalitní Dokumenty nebo makulatura?

    Sdílet informace obsažené v Dokumentech jako např. interní směrnice, předpisy, pracovní postupy, nařízení atp.?

    Mít možnost tyto dokumenty vytvářet a zpracovávat názory svých kolegů?

    Potřebujete, aby tyto dokumenty někdo schvaloval?

    Zajistit aby si Vámi vytvořené instrukce obsažené v Dokumentech všichni přečetli a vy měli od nich potvrzení v případě, že se stane něco nepředvídatelného, co by mohlo finančně ohrozit vaši organizaci?

    Modul Řízená dokumentace umožňuje

    Modul DMS Řízená dokumentace má v sobě integrovány nástroje pro snadnou:

    Tvorbu a zpracování dokumentů ze šablon
    Evidence a řízení životního cyklu
    Archivaci i skartaci firemní dokumentace
    Připomínkování a schvalování
    Ale též pro změnové řízení
    Seznamování se s Dokumenty pro všechny potřebné

    Dokonalý přehled ve všech dokumentech s jejich stavy zpracování a metadaty.

    5

    5 důvodů proč je řízená dokumentace lepší jak File system?

    1
    I když omylem smažete dokument tak jej najdete v koši pro obnovení.
    2
    Najdete vše podle klíčových slov (metadat) dokumentu
    3
    Lze sdílet soubory a spolupracovat při jejich změnách v týmech.
    4
    Můžete dokumenty vytvářet z šablon.
    5
    Pomocí historie změn víte, co se s Dokumentem dělo…

    Systém řízené dokumentace DIRECTIS

    Obsahuje strukturovanou dokumentaci s návazností na zdrojové šablony.

    Nabízí možnost připomínkování, přezkoumání a schvalovací proces dokumentů.

    Nezapomíná ani na evidenci změn verzování a automatické notifikace o změnách nebo stavech dokumentů.

    Myslí i na elektronicky řízené a dokladované seznamování příslušných pracovníků s platnými dokumenty.

    Uživatelé, kteří nejsou zapojeni do procesu tvorby dokumentu vidí pouze platnou verzi Dokumentu.

    Má integrováno řízení přístupu ke skupinám dokumentů i individuálně pro jednotlivé dokumenty.

    Umí integrovat elektronické podepisování dokumentů.

    Můžete doplnit metadata, která slouží pro klasifikaci při řízení dokumentu pomocí Work Flow.

    Doplňujete metadata jako např. kdo je vlastníkem dokumentu, kdo jej bude připomínkovat či schvalovat a nebo kdy je potřeba dokument revidovat.

    Klienti pomocí DIRECTIS nejčastěji spravují tyto Dokumenty…

    Pracovní postupy
    Interní sdělení
    Procesní diagramy
    Příkazy ředitele a vedoucích
    Směrnice
    Balící předpisy
    Interní předpisy
    Kontrolní návody a postupy
    Nastavovací listy
    Výrobní a technologické postupy
    Návody na údržbu strojů a zařízení
    Interní audity
    Zápisy z porad

    Jednoduché schvalování nebo odmítnutí dokumentu přímo z emailu došlého do Outllooku nebo aplikace Teams.

    Budete mít tak plnou kontrolu nad svými procesy.

    V došlém emailu máte možnost: schválit nebo zamítnout dokument, otevřít si dokument pro jeho editaci nebo doplnit komentář…

    Jednoduše a přehledně si zobrazíte dokumenty, se kterými se máte seznámit a prostě se s nimi seznámíte.


    Základní proces práce s Řízenou dokumentací si jednoduše popíšeme