Řízená dokumentace
Nezřízená záplava papírů má utrum.
Pro koho se hodí?
Pro každého, kdo pociťuje úzkost z množství nezkrocených dokumentů, kdo má pocit, že se v dokumentaci topí. Pro všechny, kteří vnímají, že úroveň jejich dokumentace je spíše přítěží než pomocníkem.
Řízená dokumentace vám písemnosti uklidí, zabezpečí a zpřístupní.
Bude nad dokumentem stát jako anděl strážný po celou dobu jeho životního cyklu.
Výhodné vlastnosti
Co říká náš zákazník?
Vždycky jsem věděl, že je dokumentace nedílnou součástí podnikání. A tak jsem ji taky bral, trochu jako nutné zlo.
Nicméně od té doby, co nám s dokumenty pomáhá DIRECTIS, mám pocit, že nás to snad i baví. Máme nyní v dokumentaci dokonalý přehled a pořádek.
Jaký bude váš svět s digitalizací?
Oblasti, do kterých pronikne.
Začátek a konec života dokumentu
Ke tvorbě dokumentů budete využívat šablony různých typů dokumentů, vždy tedy budete mít pevné základy, na kterých budete stavět vaši kvalitní dokumentaci.
Při založení dokumentu správce definuje základní parametry a metadata, které ulehčí jakoukoliv následnou práci s dokumentem.
Může vás na něm pracovat více, modul umožňuje sdílení v reálném čase.
Modul rovněž řídí archivaci a skartaci. Jakmile je životní cyklus dokumentu u konce, dochází k archivaci a po uplynutí určitého množství času ke skartaci. Tyto parametry v dokumentu nastavíte.
Připomínkování, schvalování a distribuce
Vytvořený dokument putuje k pracovníkům, kteří se k němu mají vyjádřit. Probíhá připomínkování a zapracovávání změn. Poté je dokument schválen. Modul umožňuje písemnosti podepisovat elektronickým podpisem.
Schválený dokument se automaticky rozesílá osobám, kterých se týká. Seznamování příslušných pracovníků s dokumenty je elektronicky řízeno a dokladováno.
Schvalování či zamítání dokumentů je možné i přímo z emailu v Outlooku či v aplikaci Teams.
Přístupy a dostupnost
Přístupy subjektů k jednotlivým dokumentům jsou řízeny a automaticky spravovány. Modul velmi silně zabezpečuje přístupová práva, takže se k dokumentům opravdu dostanou jen ti, kteří se k nim dostat mají.
Organizace dokumentů je bezchybná, u dokumentů si budete spravovat jejich stavy a metadata. Díky fulltextovému vyhledávání vždy najdete, co hledáte. Modul uchovává změny a jednotlivé verze dokumentů.
Rovněž vám kryje záda a v případě potřeby vytáhne z koše omylem smazaný dokument. Editovat budete moci v online i offline prostředí.
DIRECTIS je mistr v práci třeba s těmito dokumenty:
DIRECTIS pomáhá třeba zde
Jak probíhá elektronické řízení dokumentů?
