Celosvětový projektový portál nad Microsoft 365

Obchodní společnost MOTeC spol. s r.o., která je součástí skupiny MTC – invest s.r.o. se specializuje na realizace komplexních řešení a na služby spojené s dodávkami a montáží velkých technologických celků v energetice, ve vodárenství a v oblasti spalování komunálního odpadu.

Nabízí také komplexní služby v oblasti provádění staveb (průmyslových, inženýrských i komunálních), projekční činnost, havarijní servis pro veřejnost a široké spektrum souvisejících činností.

Výchozí situace

Pracovníci společnosti MOTec spol. s r.o. působí takřka po celé české republice a jsou velice časově vytíženi.

Před implementací DIRECTIS byly všechny procesy řízeny „papírově“.

Asistentky tiskly faktury a „skládaly“ je šéfovi do šanonu. Ten jednou týdně přijel a všechny si je prohlédl, to co šlo schválil. Pokud se potřeboval k nějaké faktuře něco doptat tak napsal email nebo dotyčnému zavolal. Když potřebný pracovník nebyl k dispozici tak se schvalování faktury odložilo třeba i o týden…

Další oblastí byly nákupní požadavky na dodávky v rámci zakázek a následné vystavování objednávek dodavatelům. Pokud někdo něco potřeboval tak to napsal do excelu a přes emaily nebo telefonicky si domlouval potřebné. Proces, který probíhal byl nepřehledný a velmi zdlouhavý.

Společnost rostla a jak přibývalo zaměstnanců, tak nastala potřeba evidovat kdo, co a kdy ze zaměstnanců dostal za auto, mobil atp. Před implementací našeho řešení společnost evidenci přidělencýh prostředků vůbec neprováděla.

Poskytnuté řešení

Ve společnosti MOTec spol. s r.o. jsme provedli analýzu procesů a detekovali jsme tyto oblasti řešení:

• automatizovaná správa faktur a integrace na ERP POHODA,
• řízení projektů,
• správa dokumentů,
• správa nákupních požadavků a obednávek a
• správa Zařízení/prostředků.

Jednotlivé oblasti jsme řešili postupně tak, že klient dostal komplexní řešení na platformě DIRECTIS, které uspokojilo jeho potřeby.

Automatizovaná správa faktur

Většina faktur do společnosti chodí prostřednictvím emailu, další pak poštou. Asistentka ředitele je dříve musela tisknotu rozřazovat k zakázkám a pak dávat do šanonu a čekat jak k nim pan ředitel vyjádří.

Nyní jednotlivé faktury pouze scanují a zařazují do „schvalovacího kolečka“. Pan ředitel může faktury kdykoliv schvalovat nezávisle na místě, kde se nachází. Faktury jsou tak schvalovány včas a nedochází k prodlevám.

Každá schválená faktura náedlně „propadá“ do ERP POHODA, čímž odpadá chybové propisování.

Řízení zakázek, nákupních požadavků a objednávek

Pro společnost je klíčové řízeníí zakázek, ke kterým se vztahují:

• faktury,
• nákupní požadavky,
• nákupní objendávky a
• různorodé dokumenty.

Implementovali jsme řešení, které umožňuje pod zákázkou zobrazovat potřebné evidence a mít tak komplexní přehled o tom co se v jaké zakázce „děje“.

Specializované WorkFlow umožňuje schvalovat Nákupní požadavky, řídit poptávkový proces a následně vytvářet Objednávky služeb a dodávek a sledovat jak jsou tyto plněny. Tímto krokem nedochází ke zpoždění dodávek pro realizace.

Správa Zařízení/prostředků

Každý prostředek jako např. mobilní telefon, auto, notebook nebo třeba karta ak přístupu je zavedena do systému a je evidováno komu, kdy byl přeádn sterjně jak kdo a kdy jej vrátil.

Potvrzení předání prostředku je možné dělat jak pomocí podepsaného předávacího protkolu, který se následně „naskenuje“ do systému nebo elektronicky, kdy předání nebo převzetí potvrdí zaměstnance pomocí systému.

Správa dokumentů

V rámci analýzy vyvstala potřeba mít k dispozici pro tým dokumenty typu: vzorů, šablon a formulářů, různých certifikátů, log a grafických manuálů nebo návodů.

Pro tuto funkcionalitu jsme vytvořili dokumentové knihovny, kde jsem definovali přístupová práva a možnost seznamovat se s obsahem.

Získané výhody

Výhody implemenotvaného systému jsou zjevné…