Kompletní digitalizace společnosti MOTeC spol. s r.o.
.
Obchodní společnost MOTeC spol. s r.o., která je součástí skupiny MTC – invest s.r.o. se specializuje na realizace komplexních řešení a na služby spojené s dodávkami a montáží velkých technologických celků v energetice, ve vodárenství a v oblasti spalování komunálního odpadu.
Nabízí také komplexní služby v oblasti provádění staveb (průmyslových, inženýrských i komunálních), projekční činnost, havarijní servis pro veřejnost a široké spektrum souvisejících činností.
technologické celky a stavební činnost
30
zpracování faktur, řízení projektů, správa nákupu, správa prostředků
Česká republika
Výchozí situace
Pracovníci společnosti MOTec spol. s r.o. působí takřka po celé české republice a jsou velice časově vytíženi.
Před implementací DIRECTIS byly všechny procesy řízeny „papírově“.
Asistentky tiskly faktury a „skládaly je šéfovi do šanonu“. Ten jednou týdně přijel a všechny si je prohlédl a co šlo schválil. Pokud se potřeboval k nějaké faktuře získat doplňující informace tak napsal email nebo dotyčnému zavolal. Když potřebný pracovník nebyl k dispozici tak se schvalování faktury odložilo třeba i o týden…
Další oblastí k řešení byly nákupní požadavky na dodávky v rámci zakázek a následné vystavování objednávek dodavatelům. Pokud někdo něco potřeboval tak to napsal do excelu a přes emaily nebo telefonicky si domlouval potřebné. Proces, který probíhal byl nepřehledný a velmi zdlouhavý a nikdo pořádně nevěděl v jakém stavu se jednání nachází.
Společnost rostla a jak přibývalo zaměstnanců, tak nastala potřeba evidovat kdo, co a kdy ze zaměstnanců dostal za auto, mobil, kartu k přístupu atp. Před implementací našeho řešení společnost evidenci přidělencýh prostředků vůbec neprováděla.
Poskytnuté řešení
Ve společnosti MOTec spol. s r.o. jsme provedli analýzu procesů a detekovali jsme tyto oblasti řešení:
- automatizovaná správa faktur a integrace na ERP POHODA,
- řízení projektů,
- správa dokumentů,
- správa nákupních požadavků a objednávek a
- správa Zařízení/prostředků.
Jednotlivé oblasti jsme řešili postupně podle priorit a po částech. Klient dostal komplexní řešení na platformě DIRECTIS, které uspokojilo jeho potřeby.
Automatizovaná správa faktur
Většina faktur do společnosti chodí prostřednictvím emailu, další pak fyzickou poštou. Asistentka ředitele je dříve musela tisknout rozřazovat k zakázkám a pak dávat do šanonu a čekat jak se k nim pan ředitel vyjádří.
Nyní se jednotlivé faktury pouze scanují a zařazují do „schvalovacího kolečka“. Pan ředitel může faktury kdykoliv schvalovat nezávisle na místě, kde se nachází. Faktury jsou tak schvalovány včas a nedochází k prodlevám.
Každá schválená faktura následně „propadá“ do ERP POHODA, čímž odpadá chybové přepisování dokladů.
Řízení zakázek, nákupních požadavků a objednávek
Pro společnost je klíčové řízení zakázek, ke kterým se vztahují:
- faktury,
- nákupní požadavky,
- nákupní objednávky a
- různorodé dokumenty.
Implementovali jsme řešení, které umožňuje pod zákázkou zobrazovat potřebné evidence a mít tak komplexní přehled o tom co se v jaké zakázce „děje“.
Specializované WorkFlow umožňuje schvalovat Nákupní požadavky, řídit poptávkový proces a následně vytvářet Objednávky služeb a dodávek a sledovat jak jsou tyto plněny. Tímto krokem nedochází ke zpoždění dodávek pro realizace.
Správa Zařízení/prostředků
Každý prostředek jako např. mobilní telefon, auto, notebook nebo třeba karta k přístupu je zavedena do systému a je evidováno komu, kdy byl prostředek předán stejně jako kdo a kdy jej vrátil.
Potvrzení předání prostředku je možné dělat jak pomocí podepsaného předávacího protokolu, který se následně „naskenuje“ do systému nebo elektronicky, kdy předání nebo převzetí potvrdí zaměstnanec pomocí systému.
Správa dokumentů
V rámci analýzy vyvstala potřeba mít k dispozici pro tým dokumenty typu: vzorů, šablon a formulářů, různých certifikátů, log a grafických manuálů nebo návodů.
Pro tuto funkcionalitu jsme vytvořili dokumentové knihovny, kde jsem definovali přístupová práva a možnost seznamovat se s obsahem.
