Někteří z vás používají cloud od Microsofot 365.
Co to ale vlastně je a jak velké výhody této služby využít naplno?
Nabízíme vám několik tipů, které vám pomohou zjednodušit život s prací, i zlepšit spolupráci s kolegy.
1) Dokumenty patří do CLOUDU a ne „na plochu„
Dva kliky navíc, ale dokumenty jsou v bezpečí, i když přijdete o počítač, tak jednoduché to je!
OneDrive i SharePoint je vlastně to samé a jsou to cloudová úložiště navázaná na váš profil ve firemní síti, který jde mít na jakémkoliv i na novém počítači. Pokud začnete dokumenty správně ukládat „v cloudu“, už nikdy o ně nepřijdete. „V cloudu“ se na ně navíc dostanete i z mobilu.
2) OneDrive nebo SharePoint, co je co a jak se v tom vyznat…
V obou případech se jedná o úložiště v cloudu, a je to vlastně to samé jen se to jinak zobrazuje.
OneDrive slouží jako osobní úložiště pro práci. (One = jedna, tzn. já). Ukládejte sem soubory, které nepotřebujete pravidelně sdílet s ostatními uživateli. Vlastníkem dokumentu jste vy, ale můžete je sdílet pro jednorázový zásah jiného uživatele, například pro schválení textu, nebo doplnění potřebných informací. Přičemž do OneDrivu lze připojit také sdílené adresáře z SharePoint.
SharePoint je sdílené úložiště pro dokumenty, se kterými pracuje větší skupina nebo celý tým. (Share = sdílet, tj. náš tým). Ukládejte sem například nabídky a předpisové dokumenty, které potřebujete tvořit jako skupina uživatelů dohromady.
3) V cloudu používejte odkazy, přílohy posíláme ven
Přílohy do e-mailů, které posíláme kolegům nevkládejte, vhodnější je používat sdílení souborů/složek omocí linku. V každém dokumentu nebo složce najdete tlačítko Sdílet, které vám poskytne potřebný link. Zbytečně tím nebudete zabírat místo v e-mailové schránce a sdílet můžete i větší soubory.
4) Pro komunikaci s kolegy používejte Teams
Dlouhá e-mailová vlákna v Outlooku nemá nikdo rád, protože jsou nepřehledná. Pro komunikaci s kolegy doporučujeme používat Teams. Přehledně tu najdete celou historii a informace tu jsou v bezpečí, nikam vám nezmizí.
5) Outlook jako spojenec s externím světem
Outlook používejte pro komunikaci s externími subjekty: dodavateli, klienty a s dalšími třetími stranami. Outlook slouží k aktivitám, které neobsáhneme v Teamsech.
Zpět na přehled
článků
