Velmi často se potkáváme s požadavkem klientů, že chtějí „důvěryhodný archiv“.
Je vůbec potřeba důvěryhodný archiv mít?
Pojďme se prvně podívat co to „důvěryhodný archiv“ je.
Encyklopedie říká, že…
Důvěryhodný archiv zajišťuje takový způsob ukládání dokumentů, který umožní dokladovat původ a pravost dokumentů.
Z pohledu potřebnosti důvěryhodného archivu je podstatná jedna skutečnost a to jestli je dokument, který je určen k archivaci již od svého vydavatele opatřen nějakým elektronickým podpisem, razítkem nebo pečetí čili jestli je pravý.
Z výše popsaného faktu vychází vlastně vhodnost dokument začlenit do důvěryhodného archivu a hlavně odpověď na to jestli je vůbec důvěryhodný archiv potřeba pořizovat.
Protože dokument, který již od svého vydavatele není opatřen elektronickým ověřením čili nemá potvrzenou pravost vlastně nemá smysl důvěryhodně archivovat.
Pokud zařadíte dokument, který není od svého vydavatele opatřen elektronickým ověřením tak mu pravost důvěryhodným archivaem nevrátíte…
Z výše popsaného vyplývá, že nemá smysl dokumenty, které nejsou ověřeny již od vydavatele elektronickým ověření zařazovat do důvěryhodného archivu. Jen zbytečně utrácíte peníze…
Uvedu jeden příklad:
Poptávka klienta.
Klienti chtějí důvěryhodný archiv na faktury, které dostávají emailem od svých dodavatelů.
Naše odpověď.
Podle naší zkušenosti víme, že drtivá většina faktur, které od klientů chodí emailem žádný elektronický podpis, pečeť nebo razítko nemá. Nehledě na to, že některé faktury chodí poštou…
Tudíž nemá smysl „důvěryhodný archiv“ budovat, je to zbytečné mrhání penězi, fakturám tím „pravost“ nedáte…
Poznámka: Podle nás má větší smysl pořídit systém pro správu dokumentů (DMS), které dokáže tyto faktury minimálně 3 resp. 10 let (pokud jste plátci DPH viz zákon o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb.) skladovat, neboť toto nám ukládá zákon.
Zpět na přehled
článků
