Většina našich klientů si klade základní otázku jak dostat uživatele na firemní Intranet, aby tam hledali a četli obsah, který jim chce firma sdělit. Mají celkem opodstatněné obavy, že interní uživatelé nebudou na Intranet chodit a vyhodí tak investici „z okna“.
Je to jako se sportem: Když máte sportovat po práci tak se to dělá těžko a někdy se Vám nechce. Ale když zařadíte sport do programu dne např. cesta na kole do práce tak je to v pořádku a rádi si zasportujete a vlastně vás to nijak nezatíží.
A tak je to i s Intranetem!
Vaším primárním úkolem je zařadit Intranet do denního pracovního programu co největšího počtu zaměstnanců.
Jediná a úspěšná strategie je mít na Intranetu užitečné informace, které zaměstnanci potřebují pro svoji každodenní činnost. Přirozeně tyto informace musí být strukturovány podle toho, pro koho jsou určeny. Není vhodné poskytovat všechno všem, aby tito se neztratili v balastu, který nepotřebují.
Jak to udělat a co tam tedy vlastně dát?
Podělíme se s vámi o pár tipů….
Přesuňte všechny dokumenty z File systému na Intranet
prakticky ve všech společnostech, které nemají Řízenou dokumentaci se dokumenty ukládají File System tedy do složek, kde mají přístup vybraní uživatelé. Je potřeba tyto dokumenty přesunout na Intranet, aby byli uživatelé donuceni chodit pouze tam. Získáte tím mnoho benefitů jako např. kontrola nad obsahem atp.
Dejte na Intranet důležité šablony, formuláře, systém žádanek
Pokud zaměstnanec něco po vás jako zaměstnavateli potřebuje tak musí najít potřebné informace na Intranetu. Sami víte, že zaměstnanci pořád něco chtějí…
Dejte na Intranet důležité Interní dokumenty
Zde se jedná o typickou řízenou dokumentaci, kde je možné zveřejňovat jakákoliv sdělení. Řízená dokumentace je vznešené jméno, ale lze ji použít takřka ke všemu co potřebujete zaměstnancům sdělit.
Neposílejte interní sdělení emailem
V mnoha společnostech se posílají interní sdělení emailem. Email je rychlý, efektivní, ale má hodně nevýhod a to zejména:
- není průkazné, že jej respondent dostal,
- není průkazné, že i když jej respondent dostal tak si jej taky přečetl,
- nemůžete si zobrazit kdo všechno si sdělení přečetl,
- sdělení mohou zapadnout mezi poštu atp.
Dejte na Intranet funkcionalitu spojenou s denním plněním úkolů a integrujte je na Teams
V dnešní době jsou s oblibou používané řešení, které jsou proprietární a jednoúčelové. Tak je tomu i v případě správy úkolů. Opět proprietární řešení jsou jednoduché na používání, ale vy jako organizace ztratíte výhody s vazeb na jiné funkcionality. Je výhodné mít na správu Úkolů implementován integrovaný systém, do kterého mohou propadat úkoly z Porad, úkoly z Helpdesků, úkoly z Projektů nebo prostě zadané úkoly nadřízeným. Díky tomuto konceptu má uživatel přehled o všech úkolech z různých míst na jednom místě a vy zaručenou, že uživatelé budou chodit na vámi vybudovaný Intranet.
další nespornou výhodou je integrace na Microsoft Teams, ale o tom až někdy jindy.
Zpět na přehled
článků
