Vítejte v našem základním průvodci pro vše, co souvisí se správou dokumentů (DMS) na intranetu. Bez ohledu na velikost vaší společnosti je dobrá organizace klíčová pro efektivní interní komunikaci a hladký chod podniku.
Co je to správa dokumentů v intranetu?
Intranetové DMS je v podstatě digitální nástroj, který firmy používají ke správě, ukládání a sdílení dokumentů online. Umožňuje zaměstnancům vytvářet, vyhledávat a číst různé soubory a dokumenty, a to vše v centralizované online knihovně. Zefektivňuje organizaci a přístup k internímu obsahu.
Správný intranet bude vždy obsahovat systém správy dokumentů ať již ve formě Řízené dokumentace nebo jen vhodně strukturovaných dokumentů.
To vaší společnosti umožní výrazně zlepšit způsob sdílení informací a spolupráce.
Proč by společnosti měly používat DMS jako součást intranetu?
V práci jsme čím dál více zahlceni informacemi.
Protože firmy denně produkují obrovské množství dat a dokumentů. Problémem není jen vytváření tohoto obsahu, ale zejména jeho správa.
Právě zde přichází na řadu software, SharePoint pro správu dokumentů.
Správa dokumentů na vašem digitálním pracovišti zdaleka není jen módním doplňkem, ale má zásadní význam. V době, kdy se podniky rozhodují na základě dat, se správa dokumentů stává důležitou pro efektivitu společnosti.
Je základní složkou interní komunikace, která zajišťuje, že se správné informace dostanou ke správným lidem ve správný čas.
Robustní systém nabízí úplnou kontrolu nad interním obsahem, od vytváření dokumentů až po přidělování oprávnění k přístupu. Tato komplexní kontrola není o moci, ale o efektivitě. Šetří čas strávený hledáním ztracených dokumentů nebo procházením špatně organizovaných digitálních knihoven. Dává vašim zaměstnancům rychle do rukou ty správné informace a umožňuje jim pracovat efektivněji.
Výsledek? Celkové zvýšení produktivity a komunikace. Z kdysi nepřehledného moře dat se stane přehledný zdroj. Váš tým může snadno přistupovat k dokumentům, sdílet je a spolupracovat na nich.
Odborníci z oboru neustále zdůrazňují výhody dobře vytvořeného firemního intranetu, kdy uvádí, že zavedení kvalitního intranetu může vést ke zvýšení produktivity o 20-25 %.
Otázkou není, zda potřebujete systém správy dokumentů, ale jak jej využít k podpoře svých cílů, zvýšení efektivity, zlepšení interní komunikace, spolupráce a produktivity.
Co by měly společnosti vlastně hledat u systému pro správu dokumentů?
Hledání správného softwaru se může zdát jako bludiště, ale nebojte se!
Zjednodušte si to a zaměřte se na klíčové funkce, které zajistí, že váš systém pro správu dokumentů bude splňovat požadavky, které jsou pro vás nejdůležitější.
V první řadě by měl takový systém nabízet robustní vyhledávací nástroje.
Zamyslete se nad tím. K čemu je dokument, když ho v případě potřeby nemůžete najít? Proto je výkonná funkce vyhledávání nutností. Měla by vašim zaměstnancům umožnit rychlé a bezproblémové nalezení potřebných souborů.
Kromě samotného vyhledávání musí uživatelé dokumenty také snadno číst a porozumět jim. Systém s intuitivním rozhraním a uživatelsky přívětivou navigací může vašemu týmu ušetřit čas a problémy.
Cílem je usnadnit všem uživatelům konzumaci obsahu bez ohledu na jejich technickou zdatnost!
Dále zvažte, jak systém zvládá organizaci obsahu. Správa dokumentů by neměla připomínat zápas, ale měla by být intuitivní, přehledná a logická.
Hledejte software, který umožňuje kategorizaci a označování. Váš tým si tak může vytvořit digitální knihovnu, která mu bude dávat smysl.
Klíčovým aspektem organizace obsahu je sdílení a spolupráce. Váš systém pro správu dokumentů by měl podporovat kulturu spolupráce tím, že usnadní sdílení dokumentů a přístup k nim.
V neposlední řadě jde o bezpečnost! Zabezpečení dokumentů je v době úniků dat a kybernetických hrozeb klíčové. Schopnost udržovat přísná kontrolní opatření k zajištění integrity dokumentů není volbou, ale nutností. Vybraný software by vám měl poskytnout klid na duši – od přístupových oprávnění až po šifrování – a vědomí, že vaše citlivá data jsou dobře chráněna.
Jak co nejlépe vytvořit řízené dokumenty?
Využití správy dokumentů v rámci intranetu není jen o výběru správného softwaru! O úspěchu rozhoduje strategie a také použití osvědčených postupů vám pomůže plně využít potenciál systému a zvýšit jeho efektivitu.
Jak strukturovat knihovny a složky dokumentů?
Stavba domu začíná pevnými základy; totéž platí i pro správu dokumentů. Správná organizace je základem pro vybudování efektivní správy znalostí.
Vytvoření dobře strukturovaných knihoven a složek na webu SharePoint je důležitým prvním krokem. Uživatelé tak mohou rychle vyhledávat dokumenty a přistupovat k nim. Představte si svůj digitální obsah jako město; jasné a logické „ulice“ pomáhají zaměstnancům se orientovat v digitálním obsahu, aniž by se ztratili.
Zavedení metadat a značek pro efektivní kategorizaci a vyhledávání dokumentů
Stejně jako knihovník používá kategorie k uspořádání knih, hrají metadata a značky klíčovou roli při správě dokumentů.
Slouží jako rozcestníky, které uživatele navedou k obsahu, který potřebují. Označováním dokumentů usnadníte zaměstnancům nalezení přesně toho, co hledají, a ušetříte jim tak čas i námahu.
Využití konvencí pro pojmenování dokumentů a řízení verzí
Velmi důležitou ingrediencí v receptu na úspěšnou správu dokumentů je konzistence. Pojmenovávání souborů pomocí výrazů, které jsou ve firmě zažity a udržování kontroly verzí je velmi důležité.
Tento postup zajišťuje, že jsou k dispozici nejnovější verze pro použití, a zabraňuje zmatkům mezi vašimi zaměstnanci. Stejně jako byste nechtěli používat zastaralou mapu, potřebuje váš tým nejaktuálnější dokumenty.
Vyhovující přístupová oprávnění a kvalitní zabezpečení dokumentů
Přístupová oprávnění jsou strážci vašeho systému správy dokumentů. Přiřazením patřičných přístupových práv správným zaměstnancům dosáhnete rovnováhy mezi ochranou citlivých informací a podporou sdílení znalostí.
Bezpečný intranet podporuje důvěru uživatelů a chrání cenná data vaší organizace před hrozbami. Tento zdroj společnosti Microsoft poukazuje na to, že robustní nastavení zabezpečení je v dnešním digitálním pracovním prostředí klíčové, zejména pro vzdálené týmy.
Proč používat DIRECTIS pro správu dokumentů, resp. řízenou dokumentaci pro váš intranet?
Představte si, že jste si právě koupili nový nablýskaný počítač. Je elegantní, rychlý a vybavený standardními funkcemi. Abyste však mohli skutečně využít jeho výkon a přizpůsobit jej svým potřebám, nainstalujete si další aplikace.
Stejně tak si lze pořídit Řízenou dokumentaci nad DIRECTIS.
SharePoint je lídrem na trhu intranetových řešení a nabízí mnoho funkcí pro správu dokumentů. Ať už vytváříte týmové stránky, bezpečně sdílíte soubory nebo vytváříte workflow pro řízení procesů, SharePoint má nástroje, které splní vaše potřeby.
I když je SharePoint výkonná platforma, intranetové řešení DIRECTIS může její možnosti doplnit a posílit a pomoci vám vytvořit intranet přizpůsobený jedinečným potřebám vaší společnosti.
Níže uvádíme několik klíčových prvků, které řízenou dokumentaci vypleší pro vás…
Přizpůsobení
Každá společnost má jedinečné potřeby a pracovní postupy. Intranetové řešení DIRECTIS vám umožní přizpůsobit správu dokumentů tak, aby odpovídala vašim specifickým procesům. Mělo by vám poskytnout větší flexibilitu při vytváření prostředí, které bude rezonovat s vašimi zaměstnanci.
Rozšířené funkce
Intranetové řešení DIRECTIS přinese do vašeho intranetu SharePoint další funkce, jako jsou pokročilé možnosti vyhledávání, vylepšené uživatelské rozhraní a další nástroje pro spolupráci. Ty mohou zaměstnancům pomoci efektivněji vyhledávat, sdílet a spolupracovat na dokumentech.
Zjednodušené uživatelské prostředí
I když je SharePoint bohatý na funkce, jeho složitost může být pro uživatele někdy skličující. DIRECTIS zjednodušuje uživatelské prostředí a činí systém intuitivnějším a uživatelsky přívětivějším. To vede k lepšímu přijetí systému uživateli a k většímu zapojení zaměstnanců.
Nezapomeňte, že stejně jako váš počítač je SharePoint pouze operačním systémem.
Zvažte proto možnost, že byste mohli svůj intranet nad SharePoint přeměnit z dobrého na skvělý!
Zpět na přehled
článků
