Struktura intranetu aneb síla správně „poskládaných“ informací

Představte si, že byste v práci nemuseli složitě pátrat po důležitých informacích – vše byste měli přehledně uspořádané.

To je přesně to, co vám zajistí intranet se správně navrženou strukturou. Plynulejší pracovní postupy nebo kratší čas strávený hledáním informací… To jsou výhody, které ocení každá organizace používající platformy jako je Microsoft 365 či SharePoint.

Proč je důležité míti správnou strukturu intranetu?

Obsah a informace v intranetu je potřeba mít správně a přehledně uspořádány, označeny a strukturovány.

Jeho hlavním cílem je přitom zajistit, aby uživatelé našli potřebné informace pohodlně a rychle. Obecně platí, že by struktura intranetu měla být intuitivní a snadno ovladatelná. Dobře navržená struktura minimalizuje čas zaměstnanců strávený hledáním nástrojů, dokumentů či odkazů, a tím zvyšuje jejich produktivitu. Podle zprávy společnosti Forrester Research stráví zaměstnanci vyhledáváním informací přibližně 20 % svého času. Zlepšením strukutury můžete tento promarněný čas snížit. Efektivní struktura dodává uživatelům pocit jistoty, že najdou to, co potřebují. Pokud je naopak intranet navržený špatně, může u zaměstnanců vést k frustraci a neocohotě s ním pracovat.

Jak navrhnout efektivní strukturu intranetu?

Než se pustíte do práce, je potřeba pochopit požadavky vaší firmy. Nejlepším způsobem, jak na to, je provést ohledně intranetu průzkum mezi uživateli. Tak zjistíte, jak ho používají a jaká vylepšení by ocenili. Díky tomu bude architektura odrážet skutečné potřeby uživatelů intranetu.

Efektivní struktura by měla být členěna do kategorií na základě úkolů, které zaměstnanci provádí nejčastěji – například „služby v oblasti lidských zdrojů“, „IT podpora“ nebo „marketingové zdroje“ dále musí používat pojmy, které sjou v rámci organizace zaužívané. Což může být v každé organizaci jinak.

Pomocí metadat můžete obsah třídit a kategorizovat, což uživatelům usnadní jeho vyhledávání. Struktura intranetu by navíc měla být škálovatelná, aby umožňovala budoucí růst, s možností přidávat nová oddělení, týmy nebo obsah.

U intranetů založených na SharePointu hraje důležitou roli struktura rozbočovače a webu. Vytvoření rozbočovače SharePoint se souvisejícími weby pomáhá konsolidovat obsah a poskytuje konzistentní navigaci napříč více týmovými weby.

Jak postupovat při strukturování intranetových informací?

1. Přehledná navigace je základ. Vytvořte navigační menu, které bude jednoduché a logické. Zaměstnance nezahlcujte příliš velkým počtem odkazů nebo úrovní. Navigace na nejvyšší úrovni by měla obsahovat oblasti s vysokou prioritou, jako jsou oddělení nebo základní služby.
2. Používejte pojmy, které lidé v organizaci znají. Každá firma, organizace používá svoje vlastní názvosloví a pojmy. Používejte je, zaměstnanci vám budou lépe rozumět a budou více spokojení.
3. Efektivně používejte metadata: Metadata pomáhají kategorizovat obsah, což uživatelům usnadňuje filtrování a vyhledávání konkrétních položek. Metadata používejte například k označování dokumentů podle oddělení, projektu nebo typu dokumentu.
4. Implementujte funkci vyhledávání: Intranet je užitečný pouze tehdy, když zaměstnanci mohou najít to, co potřebují. Zajistěte, aby funkce vyhledávání na intranetu obsahovala filtry pro zpřesnění výsledků.
5. Navrhněte škálovatelnost: S růstem firmy musí růst i váš intranet. Navrhněte informační architekturu tak, aby se do ní snadno vešly nové týmy, projekty a služby.
6. Strukturu otestujte. Než intranet spustíte, otestujte architekturu s malou skupinou uživatelů. Požádejte je o vyhledání konkrétního obsahu a uvidíte, jestli je pro ně navržená struktura přehledná a intuitivní.

Jaké nástroje vám při navrhování informační architektury intranetu mohou pomoci?

• DIRECTIS: Firemní informační systém DIRECTIS vám pomůže s řízením dokumentů a procesů. Nabízí bezproblémovou integraci s Microsoft Office i dalšími Microsoft aplikacemi, přičemž disponuje jednoduchým a přehledným uživatelským rozhraním, díky kterému se zaměstnanci ve všem snadno zorientují a najdou rychle to, co právě potřebují.
• Microsoft SharePoint: SharePoint je základní součást ekosystému Microsoft 365 a poskytuje výkonné nástroje pro budování strukturovaného intranetu. Umožňuje vytvářet rozbočovače SharePoint, týmové weby či knihovny dokumentů, které lze uspořádat do ucelené struktury.
• Nástroje pro třídění karet: Třídění karet se používá k testování toho, jak uživatelé očekávají, že bude obsah strukturován. Nástroje, jako je OptimalSort, umožňují provádět se zaměstnanci cvičení třídění karet, abyste se ujistili, že struktura intranetu vyhovuje jejich požadavkům a představám.
• KPI intranetu: Ke zjištění úspěšnosti informační architektury je vhodné měření klíčových ukazatelů výkonnosti. Metriky, jako je úspěšnost vyhledávání, čas strávený hledáním informací nebo průzkumy spokojenosti uživatelů, poskytují cenné informace o efektivitě architektury.

Jak vám může správná struktura intranetu dále pomoci?

Efektivní architektura nabízí intuitivní cesty k informacím. Například pokud zaměstnanec potřebuje získat přístup k formulářům personálního oddělení, měl by být díky intranetu schopen je najít na dvě až tři kliknutí.

Správná architektura navíc podporuje spolupráci. Zaměstnanci mohou najít obsah související s projektem, sdílet informace napříč odděleními a efektivněji spolupracovat na dokumentech. To vede k rychlejšímu dokončení projektu a většímu zapojení zaměstnanců.

Za produktivními a spokojenými zaměstnanci!

Efektivní informační architektura je klíčová pro všechny společnosti, které chtějí zvýšit produktivitu a spokojenost uživatelů. Díky přehledné navigaci, efektivním metadatům či škálovatelným strukturám bude intranet pro zaměstnance nepostradatelným nástrojem v každodenním pracovním životě.